| Главная » Статьи » Организация и экономика фармации » Учет и отчетность аптеки |
Организация документооборота в аптеке
Различают три основных потока документации:
Входящие документы проходят регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, а затем и исполнение. Документооборот исходящих документов включает регистрацию и отправку, а внутренних документов - направление на исполнение, контроль исполнения и передачу в дела. Одной из основных процедур работы с готовыми документами является их регистрация. Регистрация документов - это фиксирование создания или поступления документа проставлением на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические бухгалтерские, кадровые и др.). Регистрируют входящие, исходящие и внутренние документы. Документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем установлен следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор, название вида документа, дата и индекс поступления, заголовок документа, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов и приложений, срок хранения и др. Регистрация документов должна быть только однократной. Документы регистрируют в день их поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно в регистрационных журналах или на карточках, или на магнитных носителях. Специальные документы (финансовые, плановые, бухгалтерские и др.) регистрируют в соответствующих подразделениях. В каждой организации есть перечень документов, не подлежащих регистрации. Исполнение документов предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления, дате и результате окончательного исполнения. Все зарегистрированные документы подлежат контролю. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители и ответственные исполнители. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших из других организаций - с даты их поступления. Срок исполнения может быть типовым, который устанавливается законами и иными нормативными правовыми актами, и индивидуальным, определяемым руководителем организации. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
| |
| Просмотров: 15834 | Теги: Документооборот, учет | Рейтинг: 0.0/0 |